Vuokralaiset

Vuokralaiset-osio mahdollistaa vuokralaistietojen hallinnan ja vuokralaissuhteen dokumentoinnin.

Yleiskatsaus

Vuokralaisluettelo

Luettelo näyttää kaikki vuokralaiset ja heidän tilansa:

Tila	Kuvaus
Aktiivinen	Voimassa oleva vuokrasuhde
Tuleva	Sopimus tehty, ei vielä alkanut
Päättynyt	Ei aktiivista vuokrasuhdetta

Haku ja suodatus

• Hae nimellä tai henkilötunnuksella
• Suodata kiinteistön mukaan
• Suodata tilan mukaan

Vuokralaisen tiedot

Henkilötiedot

Kenttä	Kuvaus
Nimi	Vuokralaisen nimi
Henkilötunnus	Suomalainen hetu
Syntymäaika	Jos hetu ei saatavilla
Kansalaisuus	Kansalaisuus

Yhteystiedot

• Sähköposti (ensisijainen)
• Puhelinnumero
• Vaihtoehtoinen osoite (esim. laskutusosoite)

Yritystiedot (B2B)

• Y-tunnus
• Yrityksen nimi
• Yhteyshenkilö
• ALV-tunnus

Vuokralaisen lisääminen

Yksityishenkilö

1. Klikkaa Lisää vuokralainen
2. Valitse Yksityishenkilö
3. Täytä henkilötiedot
4. Lisää yhteystiedot
5. Tallenna

Yritys

1. Klikkaa Lisää vuokralainen
2. Valitse Yritys
3. Syötä Y-tunnus
4. Täydennä yritystiedot
5. Lisää yhteyshenkilö
6. Tallenna

Vuokralaisen muokkaus

Yhteystietojen päivitys

1. Avaa vuokralaisen tiedot
2. Klikkaa Muokkaa
3. Päivitä tiedot
4. Tallenna

Vinkki

Vuokralaiset voivat päivittää omat yhteystietonsa asiakasportaalissa.

Henkilötietojen muutos

Henkilötunnuksen muutos vaatii:

• Virallinen dokumentti (esim. maistraatin todistus)
• Järjestelmänvalvojan hyväksynnän

Vuokrasuhteen historia

Aikaisemmat sopimukset

Näet vuokralaisen kaikki sopimukset:

• Aktiiviset
• Päättyneet
• Peruutetut

Maksuhistoria

• Maksetut laskut
• Avoimet laskut
• Myöhässä olevat maksut

Viestintä

Yhteydenottotavat

• Sähköposti (automaattiset ilmoitukset)
• Kirje (postipalvelun kautta)
• Asiakasportaalin viestit

Viestintäasetukset

Vuokralainen voi valita:

• Laskun toimitustapa (sähköposti/paperi)
• Tiedotteiden vastaanotto
• Muistutusten lähetys

Tietosuoja (GDPR)

Tietojen käsittely

• Henkilötietoja käsitellään vain vuokrasuhteen hoitamiseen
• Säilytysaika on vuokrasuhde + 6 vuotta (kirjanpito)
• Vuokralainen voi pyytää tietojensa poistoa

Rekisteriseloste

Varmista että organisaatiollasi on:

• Ajantasainen tietosuojaseloste
• Henkilötietojen käsittelysopimus

Huomio

Älä tallenna arkaluonteisia tietoja (terveystiedot, uskonto jne.) järjestelmään.

Arkistointi

Päättyneen vuokrasuhteen arkistointi

1. Varmista että kaikki laskut on maksettu
2. Varmista että vakuus on palautettu
3. Järjestelmä arkistoi automaattisesti

Arkistoidut vuokralaiset

• Eivät näy oletushaussa
• Tiedot säilyvät kirjanpitoa varten
• Voidaan palauttaa tarvittaessa

Raportointi

Vuokralaisraportti

• Vuokralaisten lukumäärä
• Vuokrasuhteiden keskimääräinen kesto
• Vaihtuvuus

Maksukäyttäytyminen

• Maksujen ajantasaisuus
• Myöhästyneet maksut
• Perintätoimet

Maksutila

Vuokralaisen maksutila päivittyy automaattisesti laskutuksen perusteella.

Maksutilat

Tila	Väri	Kuvaus
Hyvä	Vihreä	Kaikki maksut ajallaan
Varoitus	Keltainen	Lasku myöhässä 30+ päivää
Rästit	Oranssi	Lasku myöhässä 60+ päivää
Perintä	Punainen	Lasku myöhässä 90+ päivää tai siirretty perintään

Automaattinen tilan päivitys

Järjestelmä päivittää maksutilan automaattisesti:

1. Lasku erääntyy → Maksutila tarkistetaan
2. Lasku maksetaan → Maksutila lasketaan uudelleen
3. Lasku siirtyy perintään → Maksutila muuttuu "Perintä"-tilaan

Vinkki

Maksutila perustuu aina vanhimpaan erääntyneen laskuun. Jos vuokralainen maksaa vanhimman laskun, maksutila paranee automaattisesti.

Hälytysilmoitukset

Kun vuokralaisen maksutila muuttuu "Perintä"-tilaan:

• Järjestelmä lähettää ilmoituksen vastuuhenkilölle
• Ilmoitus sisältää vuokralaisen tiedot ja erääntyneet summat
• Häätötoimenpiteet vaativat aina manuaalisen hyväksynnän

Huomio

Järjestelmä ei aloita häätöprosessia automaattisesti. Kaikki häätötoimenpiteet vaativat työntekijän arvioinnin ja hyväksynnän.

Maksutilan tarkistaminen

1. Avaa vuokralaisen tiedot
2. Maksutila näkyy profiilikortissa
3. Klikkaa maksutilaa nähdäksesi lisätiedot:
   • Erääntyneiden laskujen lukumäärä
   • Kokonaissumma
   • Vanhin erääntynyt lasku

Maksutilan historia

Vuokralaisen profiilissa näet:

• Kaikki maksutilan muutokset
• Muutoksen syy
• Muutoksen ajankohta

Seuraavaksi

• Vuokrasopimukset - Sopimusten hallinta
• Laskutus - Laskutuksen perusteet