Ulkoasu
Arkistoitu työtila
Kun yritys lähtee Fitorista, sen työtilaa ei poisteta. Se arkistoidaan: työtila jää olemaan lain vaatimana säilytyskappaleena kirjanpitoaineistosta, mutta siihen ei voi enää kirjata mitään. Arkistoitu työtila on luettavissa, ei kirjoitettavissa.
Kirjanpitolaki (KPL 2:10 §) velvoittaa säilyttämään kirjanpitoaineiston vuosia tilikauden päättymisen jälkeen — säilytysajat ovat aineistolajin mukaan kuusi tai kymmenen vuotta. Säilytyskappale, johon voi yhä kirjata tositteita, ei ole säilytyskappale: sen saldot lakkaisivat vastaamasta sitä tilinpäätöstä, joka niistä on aikanaan laadittu.
Kaksi eri "arkistoitua" — älä sekoita näitä
Sana esiintyy Fitorissa kahdessa merkityksessä, ja ne tarkoittavat eri asioita.
| Missä | Mitä se tarkoittaa |
|---|---|
| Tilitoimisto → Asiakkuudet, tila Arkistoitu | Tilitoimisto on päättänyt asiakassuhteen. Asiakas poistuu kojelaudalta ja työjonoista, mutta työtila itse toimii normaalisti ja siihen voi yhä kirjata. |
| Työtila on arkistoitu (tämä sivu) | Koko työtila on jäädytetty vain luettavaksi. Mikään ei enää tallennu. |
Asiakkuuden tilan muuttaminen ei siis jäädytä työtilaa, eikä työtilan jäädyttäminen tapahdu tilitoimiston omasta näkymästä.
Miten työtila arkistoidaan
Työtilan arkistointi ei ole itsepalvelutoiminto: sille ei ole painiketta missään näkymässä. Se tehdään tukipyynnöllä, jotta kukaan ei vahingossa jäädytä yrityksen kirjanpitoa ja jotta toimenpiteestä jää merkintä siitä, kuka sen pyysi ja miksi.
Ennen arkistointia kannattaa muodostaa luovutusaineisto — arkistoidusta työtilasta sitä ei enää voi luoda, koska luonti on kirjoittava toimenpide.
Mikä toimii arkistoidussa työtilassa
Lukeminen toimii kaikkialla, aivan kuten ennenkin:
- kirjanpito, tositteet, tilikaudet ja tilikartta
- raportit: tase, tuloslaskelma, pääkirja, päiväkirja
- laskut, ostolaskut ja niiden liitteet
- arkistot — valmiit arkistopaketit voi yhä ladata koneelle
- asiakirjat ja tiedostot
Myös nämä toimivat, koska ne eivät muuta yrityksen kirjanpitoa:
- sisään- ja uloskirjautuminen
- työtilan vaihto toiseen työtilaan
- käyttöoikeuksien myöntäminen ja peruminen työtilaan
Käyttöoikeuksien hallinta on jätetty tarkoituksella auki: arkistoidullakin aineistolla on oltava vastuuhenkilö, ja hänet on voitava nimetä jälkikäteen. Pääsyn saanut näkee silti vain lukunäkymän.
Mikä ei toimi
Kaikki tallentava keskeytyy virheilmoitukseen. Tämä koskee kaikkea: uusi tosite, laskun vahvistaminen, tilikauden päättäminen, asetusten muutos, uuden arkiston luonti.
Virheilmoitus on toistaiseksi englanniksi ja kuuluu:
This organisation is archived and can only be read. Archived organisations are kept as the statutory retention copy of their accounts, so nothing in them may be changed. Contact support if it needs to be re-opened.
Näkymissä painikkeet ovat edelleen paikoillaan — jäädytys tapahtuu vasta tallennushetkellä, joten epäonnistuva tallennus on odotettu tulos eikä merkki viasta.
Myös automaattiset taustatoiminnot pysähtyvät. Arkistoidussa työtilassa ei enää muodosteta vastikeveloituksia, ei merkitä laskuja erääntyneiksi eikä muodosteta ALV-kausia. Se on tarkoituksellista: säilytyskappaleeseen ei saa syntyä uusia kirjauksia.
Y-tunnus vapautuu
Arkistointi vapauttaa yrityksen Y-tunnuksen. Sama yritys voidaan sen jälkeen perustaa Fitoriin uudelleen — esimerkiksi toisen tilitoimiston asiakkaana. Vanha työtila jää silti olemaan omana säilytyskappaleenaan; kyseessä on kaksi eri työtilaa, jotka eivät näe toistensa tietoja.
Työtilan avaaminen uudelleen
Arkistoidun työtilan voi palauttaa käyttöön, mutta senkin tekee tuki. Palautus voi estyä: jos sama Y-tunnus on arkistoinnin jälkeen otettu käyttöön toisessa työtilassa, kahta samaa yritystä ei voi olla yhtä aikaa käytössä. Silloin on ihmisen päätettävä, kumpi aineisto on yrityksen kirjanpito — Fitor ei yhdistä niitä automaattisesti.
Säilytysajan päätyttyä aineisto tuhotaan
Kun lakisääteinen säilytysaika on kulunut, työtila voidaan hävittää. Silloin sen salausavain tuhotaan eikä aineistoa voi enää lukea kukaan — ei asiakas, ei tilitoimisto eikä Fitor. Tämä on peruuttamaton. Varmista ennen sitä, että luovutusaineisto ja tarvittavat arkistot on ladattu talteen.