Kaluston rekisteröinti

Rekisteröinti-osio opastaa uuden kaluston lisäämiseen järjestelmään.

Yleiskatsaus

Milloin rekisteröidä

Kalusto rekisteröidään kun:

• Hankitaan uutta kalustoa
• Otetaan vastaan lahjoituksia
• Siirretään kalustoa organisaatioon
• Löydetään kirjaamatonta kalustoa

Rekisteröintikynnys

Rekisteröi kalusto kun:

• Arvo ylittää määritellyn rajan (esim. 500 €)
• Käyttöikä on yli vuoden
• Kalustoa seurataan erikseen

Rekisteröintiprosessi

Vaihe 1: Perustiedot

1. Siirry Kalusto > Kalustoluettelo
2. Klikkaa Uusi kaluste
3. Täytä perustiedot:

Kenttä	Pakollinen	Kuvaus
Nimi	Kyllä	Kalusteen nimi
Kategoria	Kyllä	Kalustotyyppi
Kuvaus	Ei	Tarkempi kuvaus

Vaihe 2: Hankintatiedot

Täytä hankintatiedot:

Kenttä	Pakollinen	Kuvaus
Hankintapäivä	Kyllä	Milloin hankittu
Hankintahinta	Kyllä	Ostohinta €/ALV
Toimittaja	Ei	Mistä ostettu
Tilausnumero	Ei	Ostotilaus
Laskun numero	Ei	Ostolasku

Vaihe 3: Tekniset tiedot

Täytä tekniset tiedot:

Kenttä	Pakollinen	Kuvaus
Valmistaja	Ei	Kuka valmistanut
Malli	Ei	Mallinumero
Sarjanumero	Ei	Yksilöivä numero
Vuosimalli	Ei	Valmistusvuosi

Vaihe 4: Sijainti

Määritä sijainti:

1. Valitse kiinteistö
2. Valitse rakennus
3. Valitse kerros/tila
4. Tarkenna sijainti (valinnainen)

Vaihe 5: Poistotiedot

Määritä poistokäsittely:

Kenttä	Kuvaus
Poistomenetelmä	Tasapoisto / Menojäännöspoisto
Poistoaika	Vuosina
Jäännösarvo	Arvo poistoajan lopussa
Poistojen alkaminen	Milloin poistot alkavat

Vaihe 6: Takuu ja huolto

Täytä takuutiedot:

Kenttä	Kuvaus
Takuuaika	Kesto vuosina/kuukausina
Takuu päättyy	Päättymispäivä
Huoltosopimus	Liitetty sopimus

Vaihe 7: Liitteet

Liitä dokumentit:

• Ostolasku/kuitti
• Takuutodistus
• Käyttöohje
• Valokuvat

Vaihe 8: Tarkistus ja tallennus

1. Tarkista kaikki tiedot
2. Klikkaa Tallenna
3. Kaluste saa tunnuksen
4. Erä näkyy kalustoluettelossa

Massarekisteröinti

Excel-tuonti

Tuo useita eriä kerralla:

1. Klikkaa Tuo Excelistä
2. Lataa mallipohja
3. Täytä tiedot pohjaan
4. Lähetä tiedosto
5. Tarkista tuontiesikatselu
6. Vahvista tuonti

Mallipohjan kentät

Sarake	Pakollinen	Esimerkki
Nimi	Kyllä	Pesukone
Kategoria	Kyllä	Laitteet
Hankintapäivä	Kyllä	15.3.2024
Hankintahinta	Kyllä	599.00
Sijainti	Kyllä	Kiinteistö A, As 12
Sarjanumero	Ei	WM12345

Tuontivirheet

Jos tuonnissa virheitä:

1. Lataa virheraportti
2. Korjaa virheelliset rivit
3. Tuo uudelleen

Kategoriakohtaiset ohjeet

Rakennukset

Rakennusten rekisteröinti:

• Kiinteistötunnus
• Rakennusvuosi
• Kerrosala
• Tilavuus
• Rakennusluokka

Tekniset järjestelmät

LVIA-järjestelmien rekisteröinti:

• Järjestelmätyyppi
• Kapasiteetti
• Valmistaja ja malli
• Asennusvuosi
• Huoltoväli

Hissit

Hissien rekisteröinti:

• Hissityyppi
• Henkilömäärä/kantavuus
• Valmistaja
• Tarkastusvälisopimus

Kodinkoneet

Kodinkoneiden rekisteröinti:

• Laitetyyppi
• Merkki ja malli
• Energialuokka
• Sijoituskohde

Kirjanpitoyhteys

Automaattiset kirjaukset

Rekisteröinnin yhteydessä:

• Käyttöomaisuuskirjaus
• ALV-käsittely
• Rahoitusyhtiökirjaus (jos leasing)

Kirjanpitotilit

Oletustilit kategorioittain:

Kategoria	Tili
Rakennukset	1100
Koneet	1200
Kalusto	1300
IT-laitteet	1350

Laadunvarmistus

Pakolliset kentät

Varmista että täytetty:

• Nimi ja kategoria
• Hankintapäivä ja -hinta
• Sijainti
• Poistotiedot

Loogisuustarkistukset

Järjestelmä tarkistaa:

• Hankintapäivä ei tulevaisuudessa
• Poistoaika kategorian mukaan
• Sijainti on olemassa
• Arvo positiivinen

Duplikaattitarkistus

Järjestelmä varoittaa jos:

• Sama sarjanumero löytyy
• Samankaltainen nimike samassa sijainnissa

Vinkkejä

Hyvät käytännöt

1. Nimeä johdonmukaisesti - Käytä samaa nimeämiskäytäntöä
2. Kirjaa sarjanumerot - Helpottaa tunnistamista
3. Lisää valokuvat - Dokumentoi kunto hankittaessa
4. Tarkista poistot - Varmista kategorian mukaisuus

Yleisiä virheitä

• ALV:n sisällyttäminen hankintahintaan
• Väärä kategoria ja poistoaika
• Puuttuva sijainti
• Liian vähän tietoja

Seuraavaksi

• Kalustoluettelo - Rekisteröidyn kaluston hallinta
• UKK - Usein kysytyt kysymykset