Ulkoasu
Postijono
Postijono kerää kirjepostina lähetettävät viestit tulostusta ja postitusta varten. Postitus tehdään käsin: tulostat kirjeen PDF:n, kuoritat, postitat ja merkitset kirjeen postitetuksi.
Yleiskatsaus
Mikä on postijono?
Kun viesti lähetetään kanavalla Kirjeposti tai Kirje (postitus käsin), sitä ei toimiteta automaattisesti mihinkään — viesti siirtyy postijonoon odottamaan käsittelyä.
Postijonossa voi olla esimerkiksi:
- Vuokrankorotusilmoituksia
- Virallisia tiedotteita
- Sopimuksiin liittyviä kirjeitä
Kirjeen tilat
| Tila | Kuvaus |
|---|---|
| Lähetetty (jonossa) | Odottaa tulostusta ja postitusta |
| Toimitettu | Merkitty postitetuksi, poistuu jonosta |
| Peruutettu | Peruutettu ennen käsittelyä |
Kirjeen lisääminen jonoon
- Siirry Viestintä > Kirjoita viesti
- Valitse kanava:
- Kirje (postitus käsin) — kirjoita kirjeen teksti viestin sisältöön. Teksti tulostetaan saatesivulle. PDF-liitteet ovat valinnaisia.
- Kirjeposti — postitettavat asiakirjat liitetään PDF-liitteinä (vähintään yksi vaaditaan).
- Täytä vastaanottajan nimi, katuosoite, postinumero ja kaupunki (pakollisia — osoite tulostetaan kuoren ikkunaan)
- Klikkaa Lähetä viesti
Viesti näkyy tämän jälkeen postijonossa.
Postijonon käsittely
Jonon tarkastelu
- Siirry Viestintä > Postijono
- Näet kaikki tulostusta odottavat kirjeet: vastaanottaja, aihe, luontipäivä ja prioriteetti
Kirjeen tulostus
- Klikkaa kirjeen riviltä Tulosta (tai valitse useita ja Tulosta valitut)
- Valitse tulostusasetukset:
- Saatesivu — osoite aseteltu C5-ikkunakuorta varten (ikkuna 90 × 45 mm)
- Viestin teksti saatesivulle — kirjeen sisältö tulostetaan osoitealueen alle
- PDF-liitteet — liitteet yhdistetään samaan tulosteeseen
- Esikatsele avaa PDF:n uuteen välilehteen, Lataa PDF tallentaa tiedoston
- Tulosta PDF, taita A4 kolmeen osaan ja kuorita C5-ikkunakuoreen
Kirjeen merkitseminen postitetuksi
Kun kirje on postitettu:
- Klikkaa kirjeen riviltä Merkitse lähetetyksi
- Syötä halutessasi seurantakoodi
- Vahvista
Kirje siirtyy tilaan Toimitettu ja poistuu jonosta. Useita kirjeitä voi merkitä kerralla valitsemalla ne ja käyttämällä massatoimintoa.
Prioriteetit
Kirjeen prioriteetti valitaan viestiä kirjoitettaessa ja näkyy jonossa käsittelyjärjestyksen tukena:
| Prioriteetti | Suositus |
|---|---|
| Kiireellinen / Korkea | Käsittele samana päivänä |
| Normaali | Käsittele seuraavan postituksen yhteydessä |
| Matala | Käsittele kun kertyy riittävästi |