Ulkoasu

Jakaminen ​

Jakaminen-osio opastaa tiedostojen ja kansioiden jakamiseen muille käyttäjille.

Yleiskatsaus ​

Jakamismenetelmät ​

MenetelmäKuvaus
KäyttäjäjakoJaa tietyille käyttäjille
RyhmäjakoJaa käyttäjäryhmälle
LinkkiLuo jakolinkki
JulkinenAvoin kaikille

Oikeustasot ​

OikeusKatseluLatausMuokkausPoisto
Katselu✓---
Lataus✓✓--
Muokkaus✓✓✓-
Täysi✓✓✓✓

Jakaminen käyttäjille ​

Tiedoston jakaminen ​

  1. Valitse tiedosto
  2. Klikkaa Jaa
  3. Hae käyttäjä nimellä tai sähköpostilla
  4. Valitse oikeustaso
  5. Klikkaa Jaa

Kansion jakaminen ​

  1. Valitse kansio
  2. Klikkaa Jaa
  3. Hae käyttäjä
  4. Valitse oikeudet
  5. Valitse periytyvätkö oikeudet alikansioihin
  6. Klikkaa Jaa

Jakamisen ilmoitus ​

Jaon yhteydessä:

  • Vastaanottaja saa sähköposti-ilmoituksen
  • Jaettu kohde näkyy vastaanottajan "Jaettu minulle" -kansiossa

Jakaminen ryhmille ​

Käyttäjäryhmät ​

Esimerkkejä ryhmistä:

  • Isännöitsijät
  • Kiinteistöpäälliköt
  • Huoltomiehet
  • Taloushallinto

Ryhmäjako ​

  1. Valitse tiedosto/kansio
  2. Klikkaa Jaa
  3. Valitse Ryhmät-välilehti
  4. Valitse ryhmä
  5. Määritä oikeudet
  6. Jaa

Ryhmän oikeuksien muokkaus ​

  1. Avaa jakoasetukset
  2. Muokkaa ryhmän oikeuksia
  3. Tallenna

Jakolinkit ​

Linkin luominen ​

  1. Valitse tiedosto/kansio
  2. Klikkaa Luo jakolinkki
  3. Määritä asetukset:
    • Voimassaoloaika
    • Salasana (valinnainen)
    • Oikeudet
  4. Kopioi linkki

Linkin asetukset ​

AsetusKuvaus
VoimassaoloKuinka kauan linkki toimii
SalasanaVaadi salasana avaamiseen
LatausrajaMax latausmäärä
OikeudetVain katselu / lataus

Linkin jakaminen ​

Jaa linkki:

  • Kopioi leikepöydälle
  • Lähetä sähköpostilla
  • Liitä viestiin

Linkin poistaminen ​

  1. Avaa jakoasetukset
  2. Valitse linkki
  3. Klikkaa Poista linkki
  4. Linkki lakkaa toimimasta välittömästi

Jakojen hallinta ​

Jaetut tiedostot -näkymä ​

Näe kaikki jakamasi tiedostot:

  1. Siirry Tiedostot > Jaetut
  2. Valitse Jakamani
  3. Näet kaikki jakamasi kohteet

Jaettu minulle -näkymä ​

Näe sinulle jaetut:

  1. Siirry Tiedostot > Jaetut
  2. Valitse Jaettu minulle
  3. Näet sinulle jaetut kohteet

Jaon muokkaus ​

  1. Valitse jaettu tiedosto
  2. Klikkaa Jakoasetukset
  3. Muokkaa oikeuksia
  4. Tallenna

Jaon poistaminen ​

  1. Avaa jakoasetukset
  2. Valitse poistettava jako
  3. Klikkaa Poista jako
  4. Vahvista

Oikeuksien periytyminen ​

Kansion oikeudet ​

Kun jaat kansion:

  • Oikeudet voivat periytyä alikansioihin
  • Tai: Vain kyseinen kansio jaetaan

Periytymisen hallinta ​

  1. Jaa kansio
  2. Valitse Sisällytä alikansiot
  3. Uudet tiedostot kansioon periytyvät oikeudet

Oikeuksien ohittaminen ​

Alikansiolle voi asettaa eri oikeudet:

  • Tiukemmat kuin ylätaso
  • Laajemmat kuin ylätaso

Turvallisuus ​

Tietoturvasuositukset ​

  1. Käytä vähimmäisoikeuksia - Anna vain tarvittavat oikeudet
  2. Aseta vanhentuminen - Käytä jakolinkeissä voimassaoloaikaa
  3. Käytä salasanoja - Suojaa arkaluonteiset jaot
  4. Tarkista säännöllisesti - Käy läpi aktiiviset jaot

Arkaluonteinen sisältö ​

Henkilötietoja sisältävät tiedostot:

  • Jaa vain tarvittaville
  • Käytä salasanasuojausta
  • Aseta lyhyt voimassaolo
  • Dokumentoi jakoperuste

Jakojen auditointi ​

Järjestelmä kirjaa:

  • Kuka jakoi
  • Kenelle jaettiin
  • Milloin jaettiin
  • Milloin katsottu/ladattu

Ilmoitukset ​

Jako-ilmoitukset ​

Vastaanottaja saa ilmoituksen:

  • Sähköpostilla
  • Järjestelmäilmoituksena

Ilmoituksen sisältö ​

  • Jakajan nimi
  • Jaetun kohteen nimi
  • Myönnetyt oikeudet
  • Linkki kohteeseen

Ilmoitusasetukset ​

Vastaanottaja voi määrittää:

  • Haluaako sähköposti-ilmoituksia
  • Ilmoitusten tiheyden

Ulkoinen jakaminen ​

Ulkoiset käyttäjät ​

Jaa organisaation ulkopuolelle:

  1. Käytä jakolinkkiä
  2. Tai: Kutsu ulkoinen käyttäjä

Vieraskäyttäjän kutsuminen ​

  1. Klikkaa Kutsu vieras
  2. Syötä sähköpostiosoite
  3. Määritä oikeudet ja voimassaolo
  4. Lähetä kutsu

Vieraskäyttäjän rajoitukset ​

  • Pääsy vain jaettuihin kohteisiin
  • Ei omia kansioita
  • Määräaikainen käyttöoikeus

Yhteiskäyttö ​

Samanaikainen muokkaus ​

Jaetuissa tiedostoissa:

  • Näet kuka muokkaa
  • Muutokset tallentuvat reaaliajassa
  • Versiot säilyvät

Kommentointi ​

  1. Avaa jaettu tiedosto
  2. Klikkaa Kommentit
  3. Lisää kommentti
  4. Muut näkevät kommentin

Seuraavaksi ​