Osapuolet

Osapuolet-osio hallinnoi kaikkia järjestelmän yhteystietoja: henkilöitä, yrityksiä ja organisaatioita.

Yleiskatsaus

Osapuolityypit

Osapuoli on tarkalleen kahta tyyppiä — ei kolmea:

Tyyppi	Kuvaus	Käyttö
Henkilö	Yksityishenkilö	Vuokralaiset, yhteyshenkilöt
Yritys/organisaatio	Yritys, yhteisö tai julkinen organisaatio	Yritysasiakkaat, toimittajat, viranomaiset

Roolit

Sama osapuoli voi toimia useassa roolissa, mutta rooleja on tarkalleen kolme — järjestelmä ei tunne "omistaja"-, "yhteyshenkilö"- tai "takaaja"-roolia:

• Toimittaja - Osapuolelle on luotu toimittaja Toimittajat-moduulissa
• Asiakas - Osapuolelle on avattu laskutustili
• Vuokralainen - Osapuoli on linkitetty vuokralaiseksi

Osapuolen lisääminen

Uusi henkilö

1. Siirry Perustiedot > Osapuolet
2. Klikkaa Lisää osapuoli
3. Valitse Henkilö
4. Täytä nimi ja maa (pakollisia), ja halutessasi tunnistenumerot, osoite ja yhteystiedot
5. Tallenna

Nimi on yksi kenttä

Henkilön nimi tallennetaan yhtenä kenttänä, ei erillisinä etu- ja sukunimikenttinä.

Uusi yritys tai organisaatio

1. Siirry Perustiedot > Osapuolet
2. Klikkaa Lisää osapuoli
3. Valitse Yritys
4. Täytä nimi ja maa (pakollisia), ja halutessasi y-tunnus, ALV-numero, osoite ja yhteystiedot
5. Tallenna

Pakolliset tiedot

Molemmilla tyypeillä on tarkalleen kaksi pakollista kenttää: nimi ja maa. Y-tunnus, osoite, yhteystiedot ja tunnistenumerot ovat valinnaisia molemmilla.

Yhteystietojen hallinta

Osoite ja yhteystieto

Osapuolella on yksi osoite ja yksi ensisijainen yhteystieto (ei erillisiä koti-/posti-/laskutus-/työosoitetyyppejä). Sen lisäksi osapuolelle voi lisätä useita:

Kokoelma	Kuvaus
Toimipaikat	Yrityksen useat sijainnit
Yhteyshenkilöt	Organisaation edustajat, kukin omilla yhteystiedoillaan
Pankkitilit	Useita IBAN-tilejä

Toimipaikan tai yhteyshenkilön lisääminen

1. Avaa osapuoli
2. Klikkaa Lisää toimipaikka tai Lisää yhteyshenkilö
3. Täytä tiedot
4. Tallenna

Roolien hallinta

Automaattiset roolit

Rooleja ei lisätä käsin — järjestelmä johtaa ne automaattisesti muista moduuleista:

• Toimittajarooli syntyy, kun osapuolelle luodaan toimittaja Toimittajat-moduulissa
• Asiakasrooli syntyy, kun osapuolelle avataan laskutustili
• Vuokralaisrooli syntyy, kun vuokralainen linkitetään osapuoleen

Osapuolen sivulla Roolit-osio näyttää kaikki osapuolen toimittaja-, asiakas- ja vuokralaisroolit tiloineen. Roolit syntyvät ja päivittyvät automaattisesti muista moduuleista — niitä ei muokata suoraan osapuolen sivulta.

Ei muita rooleja eikä osapuolten välisiä suhteita

Hallituksen jäsenyys, puoliso, huoltaja, edustaja tai muu osapuolten välinen suhde ei ole osapuolimoduulin käsite. Hallituksen jäsenet kirjataan taloyhtiön (Konserni) tiedoissa, ei osapuolen roolina.

Haku ja suodatus

Hakutoiminnot

• Nimihaku (etunimi, sukunimi, yritysnimi)
• Y-tunnus / henkilötunnus
• Sähköposti tai puhelinnumero
• Osoite

Suodattimet

• Osapuolityyppi (henkilö/yritys)
• Rooli (vuokralainen, toimittaja, jne.)
• Aktiivisuus (aktiivinen/passiivinen)
• Luontipäivämäärä

Ei yhdistämistä eikä GDPR-itsepalvelua

Kahta osapuolta ei voi yhdistää yhdeksi. Osapuolen sivulla ei ole itsepalvelutoimintoa tietojen poistoon tai viemiseen PDF/JSON-muodossa — henkilötietopyynnöt käsitellään organisaation omien GDPR-prosessien mukaisesti, ei tästä näkymästä.

Seuraavaksi

• Rakennukset - Kiinteistöjen hallinta
• Vuokralaiset - Vuokralaisten tietojen hallinta
• UKK - Usein kysytyt kysymykset