Käyttöönotto

Käyttöönotto-osio opastaa asiakasportaalin aktivointiin vuokralaisille.

Yleiskatsaus

Aktivointiprosessi

1. Määritä portaalin yleiset asetukset
2. Aktivoi portaali yksittäisille vuokralaisille
3. Vuokralainen vastaanottaa kutsun
4. Vuokralainen luo salasanan ja kirjautuu

Edellytykset

Portaalin aktivointi vaatii:

• Vuokralaisen sähköpostiosoitteen
• Voimassa olevan vuokrasopimuksen
• Portaalin yleiset asetukset määritetty

Portaalin yleiset asetukset

Asetussivulle siirtyminen

1. Siirry Asetukset > Asiakasportaali
2. Näet portaalin asetukset

Toimintojen valinta

Valitse mitä vuokralaiset näkevät:

Toiminto	Suositus	Huomio
Laskut	✓ Käytössä	Perustoiminto
Huoltopyynnöt	✓ Käytössä	Tehostaa huoltoa
Sopimukset	Valinnainen	Katselutila
Viestit	✓ Käytössä	Helpottaa viestintää
Omat tiedot	✓ Käytössä	Ajantasaiset tiedot

Ulkoasun muokkaus

Mukauta portaalin ulkoasua:

• Logo
• Värimaailma
• Tervetuloa-teksti
• Yhteystiedot alatunnisteessa

Viestiasetukset

Määritä automaattiset viestit:

• Kutsu-sähköpostin teksti
• Tervetuloa-viesti
• Salasanan palautusviesti

Vuokralaisen aktivointi

Yksittäinen aktivointi

1. Siirry Vuokraus > Vuokralaiset
2. Avaa vuokralaisen tiedot
3. Tarkista sähköpostiosoite
4. Klikkaa Aktivoi asiakasportaali
5. Vuokralainen saa kutsun sähköpostilla

Massaaktivointi

Aktivoi useita kerralla:

1. Siirry Vuokraus > Vuokralaiset
2. Suodata lista (esim. kiinteistön mukaan)
3. Valitse vuokralaiset
4. Klikkaa Aktivoi portaali valituille
5. Vahvista

Kutsun sisältö

Kutsu-sähköposti sisältää:

• Tervetulotekstin
• Linkin portaaliin
• Ohjeet salasanan luomiseen
• Linkin voimassaoloajan

Kutsun uudelleenlähetys

Jos vuokralainen ei löydä kutsua:

1. Avaa vuokralaisen tiedot
2. Klikkaa Lähetä kutsu uudelleen
3. Uusi kutsu lähtee sähköpostiin

Vuokralaisen ensimmäinen kirjautuminen

Prosessi

1. Vuokralainen avaa kutsulinkin
2. Luo salasanan
3. Kirjautuu sisään
4. Näkee omat tietonsa ja laskut

Salasanavaatimukset

Oletusvaatimukset:

• Vähintään 8 merkkiä
• Ainakin yksi iso kirjain
• Ainakin yksi numero

Unohtunut salasana

Vuokralainen voi itse palauttaa:

1. Klikkaa Unohdin salasanani
2. Syöttää sähköpostiosoitteen
3. Saa palautuslinkin
4. Luo uuden salasanan

Järjestelmänvalvojan salasanan nollaus

1. Avaa vuokralaisen tiedot
2. Siirry Portaaliasetukset
3. Klikkaa Nollaa salasana
4. Vuokralainen saa uuden linkin

Portaalin hallinta

Käyttäjälista

1. Siirry Asetukset > Asiakasportaali > Käyttäjät
2. Näet:
   • Kaikki aktivoidut käyttäjät
   • Käyttäjien tilan (aktiivinen/kutsuttu/estetty)
   • Viimeisimmän kirjautumisen

Käyttäjän poistaminen

Jos vuokralainen muuttaa pois:

1. Avaa vuokralaisen tiedot
2. Klikkaa Poista portaalipääsy
3. Vahvista

Pääsy poistetaan välittömästi.

Käyttäjän estäminen

Väliaikainen esto:

1. Avaa käyttäjän tiedot
2. Klikkaa Estä pääsy
3. Käyttäjä ei voi kirjautua
4. Voit poistaa eston myöhemmin

Kiinteistökohtaiset asetukset

Portaalin käyttöönotto kiinteistölle

Voit aktivoida portaalin kiinteistökohtaisesti:

1. Avaa kiinteistön tiedot
2. Siirry Portaaliasetukset
3. Aktivoi portaali kiinteistölle
4. Aktivoi vuokralaiset

Kiinteistökohtaiset viestit

Määritä kiinteistökohtaisia:

• Tervetuloteksti
• Yhteystiedot
• Huoltopuhelinnumero

Käytön seuranta

Statistiikat

Seuraa portaalin käyttöä:

• Kirjautumismäärät
• Suosituimmat toiminnot
• Huoltopyyntöjen määrä
• Maksujen katselu

Raportit

1. Siirry Asetukset > Asiakasportaali > Raportit
2. Näet käyttötilastot
3. Vie raportti

Vianmääritys

Kutsu ei saavu

Tarkista:

1. Sähköpostiosoite oikein
2. Roskaposti-kansio
3. Sähköpostin toimitus (lokitiedot)

Kirjautuminen ei onnistu

Tarkista:

1. Onko käyttäjä estetty?
2. Onko salasana oikein?
3. Kokeile salasanan nollausta

Portaali näyttää tyhjää

Tarkista:

1. Onko sopimus voimassa?
2. Ovatko toiminnot aktivoitu?
3. Kokeile selaimen välimuistin tyhjennystä

Seuraavaksi

• Laskut - Laskujen näkyminen portaalissa
• UKK - Usein kysytyt kysymykset